Tingkatkan Kinerja Kearsipan, FISIP Unila Gelar Seminar dan Pelatihan Tendik Untuk Pemberkasan Arsip

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Lampung (Unila) menggelar seminar dan pelatihan tendik (Tenaga Kependidikan) untuk pemberkasan FISIP Unila tahun 2022. Seminar dan pelatihan ini dilaksanakan di Gedung A lantai 1 FISIP Unila, pada Rabu (6/7) pukul 09.00 WIB s.d selesai.

Mengusung tema “Pengenalan Arsip Dinamis Dalam Pelatihan dan Seminar Pemberkasan Arsip Fisip Universitas Lampung”, seminar tersebut dihadiri oleh puluhan peserta yang terdiri dari tenaga pendidik dan beberapa mahasiswa.

Acara seminar dan pelatihan ini dibuka secara resmi oleh Dr. Arif Sugiono, M.Si., selaku Wakil Dekan II Bidang Umum dan Keuangan, dalam sambutannya mengatakan bahwa, “Pelatihan ini diadakan dalam rangka meningkatkan kompetensi intangible assets yang tidak terwujud tetapi sangat berdampak. Dari sisi manajemen fakultas telah berkomitmen mendukung hal itu, salah satunya adalah terkait fasilitas teknologi”.

Dalam rangka meningkatkan kearsipan fakultas, acara seminar dan pelatihan tersebut turut menghadirkan Dr. Purwanto Putra, S. HUM, M. HUM dan Eri Maryani, SIP., MA selaku Dosen Prodi D3 Perpustakaan Unila sebagai pembicara yang memberikan materi seminar mengenai kearsipan.

Kegiatan seminar terbagi menjadi dua sesi yakni pada sesi pertama diberikan materi pengantar oleh Dr. Purwanto Putra, S. HUM, M. HUM. Kemudian dilanjutkan dengan sesi praktik dari Eri Maryani, SIP., MA.

“Diakhir tahun akan punya kewajiban untuk menyerahkan arsip atau dokumennya ke pusat arsip. Dokumen yang diserahkan bukan lagi dalam bentuk tumpukan-tumpukan atau dalam dus yang belum terkelola,” tutur Dr. Purwanto Putra, S. HUM, M. HUM.

Ia bahkan menambahkan terkait dampak yang muncul jika arsip hanya menjadi tumpukan sehingga mengharuskan adanya akselerasi.

“Implikasinya itu nanti arsipnya hilang, dokumennya ada tapi hanya menjadi tumpukan arsip. Arsip yang dikirim sudah dalam kondisi tertata, kita sebut daftar arsip atau daftar inventory. Sudah ada identifikasi dan nomor klasifikasinya, kita memang akan melakukan akselerasi,” jelasnya.

Begitu pentingnya pengelolaan kearsipan dalam sebuah instansi sehingga harus sesuai dengan kaidah yang tepat.

“Idealnya menurut kaidah kearsipan, setelah diciptakan pasti akan digunakan dan dibaca. Kemudian pemeliharaan, jika surat diterima dalam bentuk cetak maka akan ada masa penyusutan setiap satu tahun sekali yang tempatnya disebut dengan central file. Central file sebagai tempat untuk menciptakan, menerima, merawat arsip,” pungkasnya.

“Hal yang perlu dipahami dalam urusan kearsipan adalah mengenai pemberkasan, ada lagi  nanti prinsipnya temu kembali. Karena arsip yang telah digunakan disimpan, pada waktu tertentu akan digunakan kembali,” tambahnya.

Berikutnya kegiatan seminar dilanjutkan dengan sesi praktik yang diikuti oleh seluruh tendik dan beri pengarahan oleh Eri Maryani, SIP., MA.